Ciclo PDCA: uma metodologia completa para solucionar problemas e melhorar processos

O método do ciclo PDCA é uma das ferramentas de gestão mais eficientes para identificar obstáculos e melhorar processos.

O método do ciclo PDCA é uma das ferramentas de gestão mais eficientes para identificar obstáculos e melhorar processos e promover a filosofia de melhoria contínua das empresas que o aplicam.

Uma coisa é fato: quanto mais eficiente for o serviço oferecido pelo é uma empresa, maior é o seu sucesso. No entanto, por trás de cada serviço ou produto oferecido existem muitos processos, desde a contratação de funcionários até as estratégias de vendas utilizadas para comercializá-los.

Por isso, as empresas precisam estar atentas e atentas às manifestações de problemas como eles podem ser resolvidos com autoconfiança. Para isso existem vários métodos que podem facilitar este procedimento e o ciclo PDCA é um dos mais completos!

Isso porque em cada etapa deste ciclo é possível utilizar outras ferramentas de gestão mais específicas para fazer essa metodologia ainda mais refinada e assertiva.

Neste artigo explicamos o que é o PDCA, para que serve, quais são suas etapas e também mostramos um exemplo aplicado na área de vendas. Ao final da leitura você terá uma ferramenta perfeita para promover mais eficiência em suas atividades empresariais.

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é um método de gestão utilizado para resolver problemas e melhorar os processos existentes. A sigla que dá nome ao método é a abreviação de palavras em inglês que denotam as fases do ciclo que deve ser realizado para atingir seu objetivo.

plan (planejar);
do (executar);
check (validar);
act (agir).

Exatamente por ser um ciclo, o PDCA permite que o processo de melhoria continue. É por isso que essa estrutura, que se mostrou tão eficaz, ainda hoje é usada em organizações que defendem a filosofia de melhoria contínua.

Em 1920, o físico e engenheiro Walter Andrew Shewhart considerado o pai do controle de qualidade, desenvolveu este método para encontrar formas de melhorar os produtos e serviços oferecidos.

No entanto, o ciclo PDCA foi desenvolvido pelo estatístico W. E. Deming no Japão, onde a aplicação desta estratégia levou a um importante desenvolvimento na indústria japonesa, tem sido melhorado e não é mais utilizado apenas para controle de qualidade.

Atualmente, o ciclo PDCA pode ser aplicado em diversas áreas da empresa para: implementar qualquer tipo de mudança;
redefinir um processo de trabalho repetitivo; desenvolver um novo projeto; priorização de problemas.

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Qual é o objetivo do ciclo PDCA?

O sucesso na entrega de produtos e serviços é fundamental, mas não depende apenas do departamento de Controle de Qualidade. Para isso, a empresa como um todo deve coordenar seus processos e deixá-los funcionar bem, como um organismo vivo: se houver deficiência, esse organismo tende a adoecer.

Isso significa que todas as áreas de a empresa se torna mais saudável, melhores serão seus produtos e serviços.

Portanto, para manter esse organismo forte, é preciso curar suas doenças ou treinar suas estruturas para torná-las mais sofisticadas. É exatamente para isso que serve o ciclo PDCA.

É por isso que as filosofias de melhoria contínua e solução de problemas que existem no ciclo PDCA o tornam tão importante. Essa metodologia permite uma gestão mais eficiente por meio de planos de ação detalhados, treinamentos e análises mais precisas de resultados em todos os níveis de uma organização.

Assim, ao aplicar o ciclo PDCA, uma organização pode:

tomada de decisão mais fácil;
padronização de processos;
redução de erros e correções;
funcionários mais produtivos;
aprendizagem contínua;
diagnóstico mais preciso de avanços ou retrocessos nos processos.

Apesar de tantos benefícios que nem todas as equipes conseguem completar um ciclo PDCA. Embora o modelo seja simples, ele possui muitas etapas, tornando sua implementação menos ágil e exigindo um alto nível de comprometimento da equipe.

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

Agora que você entende o que é o ciclo PDCA e para que serve, é hora de se aprofundar em cada etapa desta metodologia. Esta é a melhor maneira de entendê-la e aplicá-la em várias áreas do seu negócio.

As fases do ciclo PDCA são divididas para abordar quatro ações críticas para o sucesso desta metodologia:

Planejamento;
Implementação do plano de ação;
Validação dos resultados;
Padronização e memorização do processo.

Fase 1: Planejamento

Esta é a primeira e mais importante fase do ciclo PDCA. Se confuso ou elaborado de forma incorreta, pode tornar o projeto de melhoria improdutivo e causar prejuízos ao negócio, pois melhorias pontuais podem exigir investimento em novos sistemas ou treinamento da equipe.

Passo 2: Execução

Até agora só organizamos nossas ideias e estabelecemos metas que nos ajudarão a buscar a transformação desse problema.

Então o próximo passo é por a mão na massa!
Nesta etapa, o primeiro passo é manter a equipe informada sobre as mudanças que estão sendo feitas e envolvê-las na execução.

Na maioria das vezes, você precisa implementar um processo de treinamento para que isso aconteça, a equipe pode adquirir o conhecimento necessário para então colocar a nova estratégia em ação. Essa é a única maneira de garantir que a solução encontrada seja implementada corretamente.

Etapa 3. Validação (Check)

Acompanhando de perto o andamento do projeto, é possível obter alguns insights sobre sua eficácia.

Então, nesta fase do ciclo PDCA, coletaremos alguns dados para medir o desempenho da estratégia utilizada. Você se lembra das metas desenvolvidas na fase de planejamento? Você deve usá-los neste momento para obter uma visão geral e validar a solução.

Etapa 4: Ação (agir)

Chegamos à última etapa do ciclo PDCA. Temos uma solução validada, um novo processo. Então você tem que padronizá-lo.

Isso significa que o processo tem que ser estruturado de forma que cada funcionário possa compreendê-lo e colocá-lo em prática, o mais descentralizado possível.

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